POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONA

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INTERNATIONAL MEDIA DISTRIBUTION (en adelante IMD), identificada con el NIT. 901252952-6, con domicilio principal en la dirección Carrera 79 # 10 D – 95, Torre 8, Bogotá, Colombia, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes, y todos sus grupos de interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal y contractual, por lo que en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales, adoptó la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Normatividad aplicable

La presente política para el tratamiento de datos personales está compenetrada y acorde a la ley y demás disposiciones normativas vigentes para asegurar la protección de la información. Para tal fin se enuncian las normas relevantes en materia de protección de datos a conocimiento general, junto con las concordantes y sin perjuicio de otras que las modifiquen, adicionen o complementen las presentes:

Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
Ley Estatutaria 1266 de 2008.
Ley 1273 de 2009.
Ley Estatutaria 1581 de 2012.
Decreto 1377 de 2013.
Decreto 886 de 2014.
Decreto 1074 de 2015.
Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Alcance

IMD como responsable del tratamiento velará por la seguridad y calidad en el tratamiento de la información, y el cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la normativa vigente referente a la protección de datos personales, en especial lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen.

El tratamiento que se realice por parte de IMD se basará en la autorización otorgada por el titular y tomará en cuenta las finalidades expresamente informadas.

Definiciones

Se tendrán en cuenta las siguientes definiciones para efectos de la presente política:

Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: es la comunicación verbal o escrita que tiene como fin el informar al titular de los datos sobre la política de protección de datos de IMD.
Base de Datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: dato que la ley o la Constitución determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.

Dato Privado: es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.

Dato Semiprivado: es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.

Dato Sensible: es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales.

Tercero Receptor de Datos: Persona jurídica a quien IMD comparte información del titular, con previa autorización de este, y el cual trata los datos personales en el marco de las Finanzas abiertas con el objetivo de proveerles sus productos o servicios a los titulares.

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Para IMD serán titulares de la información los clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados, accionistas, visitantes, nuestros grupos de interés y cualquier otra persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento por IMD ya sea directa o indirectamente.

Transferencia de datos: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión de Datos: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el objeto de que un encargado realice tratamiento por cuenta del responsable.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios rectores del tratamiento de datos personales

IMD se compromete con los titulares de la información a tratar sus datos personales, de conformidad con los siguientes principios:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: IMD es consciente de que el tratamiento al que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: IMD tratará los datos con una finalidad legítima, de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual será informada al titular.

Principio de libertad: IMD tratará los datos sólo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa o en ausencia de mandato legal o judicial.

Principio de veracidad o calidad: la información que sea objeto de tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. En IMD está prohibido el tratamiento de datos fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: IMD conoce que los titulares de la información tienen derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Con excepción de la información pública, IMD no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo si el acceso es técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.

Principio de seguridad: IMD manejará la información sujeta a tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de esta. La posibilidad de compartir datos confidenciales con las entidades regulatorias del sector telecomunicaciones y demás que realicen la inspección, vigilancia y control, es una excepción al principio de confidencialidad.

Alcance de las autorizaciones

IMD solicitará la autorización de manera que el titular de la información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son sujetos sus datos personales.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato, las cuales permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el tratamiento.

El consentimiento del titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas.

En virtud de su naturaleza y objeto social, IMD recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina información personal, para lo cual obtiene la previa autorización del titular.

La autorización que le otorgan los titulares de la información a IMD permite entre otras cosas, la realización de las siguientes finalidades: ofrecer y suministrar información de los productos y servicios, así como consultar, reportar y actualizar sus datos ante los operadores de información y riesgo; actualizar las relaciones contractuales vigentes y dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, así como utilizar los datos para combatir las infracciones a derechos de autor y conexos, en ese sentido compartirlas con las autoridades regulatorias, entre otras.

IMD conservará prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.

Para el tratamiento de datos sensibles, IMD informará al titular de los datos lo siguiente:

Para el tratamiento de este tipo de información el titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento. Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados. Se comunicará el tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles. La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.

IMD informa a todos sus grupos de interés que, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de: (1) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, (2) datos de naturaleza pública, (3) casos de urgencia médica o sanitaria, (4) tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y (5) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Autorización para Administración de Datos Personales

Por el presente, conforme al tratamiento de datos personales se autoriza de manera previa, expresa e informada a IMD, para que realice los tratamientos que se indican a continuación:

Autorizaciones. IMD está autorizada para que: (i) Solicite, almacene, consulte, comparta, informe, reporte, rectifique, procese, modifique, actualice, aclare, retire o divulgue, ante operadores de información, riesgo y de seguridad social y parafiscales, o ante cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos en Colombia y/o en el exterior, todo lo referente a la información financiera, comercial y crediticia y aquella relacionada con la liquidación o pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales (presente, pasada y futura), incluyendo los datos biométricos y aquella relacionada con los derechos y obligaciones originados en virtud de cualquier contrato celebrado u operación que haya llegado o llegare a celebrar o realizar, entre IMD y sus clientes o terceros interesados. (ii) Acceda, recolecte, procese, actualice, conserve, comparta y destruya la información y documentación de los clientes, incluso cuando no se haya perfeccionado una relación contractual o después de haber finalizado. (iii) Suministre, consulte, verifique y comparta la información financiera, comercial, crediticia y/o los datos biométricos, con contratistas, trabajadores o cualquier otra entidad nacional o extranjera que preste servicios de verificación o análisis de administración de riesgo; y actualicen la información de los clientes, de acuerdo con el análisis realizado. (iv) Compile y remita a las autoridades competentes, incluyendo las fiscales y los reguladores de telecomunicaciones, reguladores de consumidores, nacionales o extranjeros, la información relacionada con la titularidad de los productos y servicios contratados o que llegare a contratar, datos de contacto, territorios, canales contratados, vigencias contractuales, condiciones económicas, y toda aquella información de los clientes que se encuentre en la entidad que sea solicitada por las normas nacionales o extranjeras. (v) Consulten, soliciten o verifiquen la información de ubicación o contacto en entidades públicas o privadas. (vi) Compartan, informen y divulguen con absoluta discreción información con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Fiscalía General de la Nación o cualquier entidad regulatoria de cualquier índole de la República de Colombia.

2. Revocatorias. Por medio de la presente, los clientes y demás sujetos que acepten de las formas ya estipuladas esta política de tratamiento de datos de IMD, declaran que conocen el derecho que les asiste para revocar en los términos que prevé la ley, cualquiera de las autorizaciones siempre y cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

3. Declaraciones. Por medio de la presente, los clientes y demás sujetos que acepten de las formas ya estipuladas esta política de tratamiento de datos de IMD, se declara que ha sido informado sobre: (i)el derecho que se tiene a conocer, actualizar y rectificar los datos personales; (ii)solicitar prueba de la autorización; (iii)ser informado sobre el tratamiento que se ha dado a los datos personales, (iv)presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), (v)revocar la autorización otorgada y/o solicitar la supresión de los datos en los casos en que sea procedente (vi)la facultad de negarse a entregar o autorizar el tratamiento de datos sensibles.

4. Canales habilitados para ejercer los derechos. Se informa que para todas las garantías y precisiones sobre el tratamiento de datos mencionados en esta política, los canales de atención son los dispuestos por IMD en las relaciones contractuales que surjan con los clientes y que sean dispuestos para ello. En general cualquier solicitud al respecto se puede tramitar al correo: legal@imdlatam.com o directora@imdlatam.com

Finalidades

Las siguientes son las principales finalidades con las que IMD realiza el tratamiento de la información personal:

Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del cliente.
Establecer una relación contractual, así como mantener y terminar una relación contractual.
Recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función.
Suministrar información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole.
Conocer la ubicación y datos de contacto del cliente para efectos de notificaciones con fines de seguridad y localización.
Conocer el estado de las operaciones (activas, pasivas o de cualquier naturaleza) o las que en el futuro llegue a celebrar el cliente con otras entidades financieras o comerciales, con cualquier agente o sujeto del mercado financiero, operador de información, administrador de bases de datos o cualquier otra entidad similar que en un futuro se establezca y que tenga por objeto cualquiera de las anteriores actividades.
Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales.
Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o bases de datos públicas que tengan como función la administración de datos de esta naturaleza.
Generar comunicación constante con los entes regulatorios de la República de Colombia, organismos de inspección, vigilancia y control; a fin de proteger los derechos de autor y conexos de los canales de televisión que distribuye IMD.

Duración

Los datos personales estarán sujetos a tratamiento por IMD durante el término contractual en el que el titular de la información tenga el servicio, contrato o relación, más el término que establezca la ley.

Derechos del titular

Los titulares de la información que es objeto de tratamiento por IMD podrán:

Conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar sus datos personales y ser informados del tratamiento que IMD realiza sobre los datos personales.
Presentar solicitudes y reclamos relacionados con la regulación vigente en materia de Protección de Datos Personales.
Solicitar revocatoria de la autorización y/o supresión de un dato personal en el caso de determinarse que IMD presenta una conducta contraria a la regulación vigente. La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando los titulares tengan el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de IMD.
El titular no podrá solicitar la supresión cuando se trate de datos públicos, ni datos que deban ser almacenados con fines fiscales, tributarios y/o contables; así como tampoco los que versen sobre reporte en centrales de riesgo, los cuales, se tratarán de conformidad con la Ley 1266 de 2008 y 2157 de 2021 y demás normas que las complementen, modifiquen o sustituyan.

En concordancia con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los derechos anteriormente mencionados podrá ejercerse por las siguientes personas:

Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.

Deberes de IMD

IMD como responsable de los datos personales almacenados en sus bases de datos, se compromete a:

Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular o prueba de ésta.
Informar al titular sobre las finalidades de la recolección, los usos de sus datos personales y sus derechos en razón a la autorización otorgada.
Conservar la información en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Garantizar que la información suministrada a terceros o encargados del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información que tenga algún tercero o encargado, respecto de todas las novedades en relación con los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información esté actualizada.
Rectificar la información cuando tome conocimiento de que es incorrecta.
Velar por que los terceros y/o encargados del tratamiento de la información personal de la cual es responsable IMD cuenten con medidas y políticas efectivas para garantizar el adecuado tratamiento de dicha información. Asimismo, les exigirá el compromiso de acogerse y dar aplicación a lo previsto en la presente Política de Tratamiento Datos Personales y demás lineamientos establecidos por IMD o certificar que sus políticas internas recogen cuando menos las disposiciones aquí previstas. En caso de no ser posible la emisión de la certificación, IMD deberá corroborar que las políticas internas de los terceros y/o encargados recogen criterios de seguridad y/o privacidad equivalentes o superiores a los aquí previstos. En este sentido, los terceros y/o encargados deberán adoptar las medidas y condiciones de seguridad y privacidad para los datos personales, que sean compartidos con estos, cuando menos al mismo nivel de protección adoptado por IMD.
Darle trámite a las consultas y reclamos formulados de conformidad con lo previsto en la presente Política y en la ley.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

Transferencia y transmisión de datos personales

Eventualmente IMD, como responsable de la información personal almacenada en sus bases de datos y en desarrollo de las finalidades descritas en el presente documento, podrá realizar transferencia o transmisión nacional o internacional de datos.

IMD está comprometido con verificar el nivel de los estándares de protección y seguridad del país receptor de la información personal, realizar la declaración de conformidad (cuando aplique) y suscribir contrato de transferencia u otro instrumento jurídico que garantice la protección de los datos personales objeto de transferencia.

En virtud de esta relación de intercambio, IMD ha adoptado diversos lineamientos para la relación con terceros, con el fin de proteger la información objeto de esta actividad.

En aras de proteger la información, IMD verificará si la Superintendencia de Industria y Comercio ha incluido al país respectivo en la lista de países que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos o revisará la normativa vigente en el país receptor de la información, para determinar si se cuenta con las condiciones idóneas para garantizar niveles adecuados de seguridad para la información objeto de transmisión o transferencia.

Lineamientos complementarios

En virtud, de la presente política, IMD podrá desarrollar políticas sobre aspectos específicos así como lineamientos, directrices y circulares orientados a su implementación, siempre que sean consistentes con el marco normativo y esta política.

Esta política puede ser modificada en cualquier momento con el objeto de adaptarla a nuevas prácticas que se desarrollen o a novedades legislativas o jurisprudenciales en la materia. Cualquier actualización se pondrá a disposición de los titulares de la información personal en cualquier medio que se considere pertinente, indicando la fecha de entrada en vigor de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.

Misceláneos

Esta política de tratamiento de datos se entenderá integrada en cada uno de los contratos que IMD celebre o hayan sido celebrados con sus clientes o terceros interesados.

En el caso de la confidencialidad pactada en los contratos, se hace expresa claridad de que, compartir los datos con los entes de inspección, vigilancia y control no está incluido dentro de dicha cláusula, como quiera que, hace parte de las finalidades de la política de tratamiento de datos.

Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir de la fecha de su aprobación.